Etkili Sunum Hazırlama Yöntemleri

Merhabalar,

Uzun zamandır eksikliğini hissettiğim ve blog yazmaya erindiğim bir konuyu yazmak istiyorum.

Etkili bir sunum hazırlamadan önce amacımızı belirlemeliyiz.

• Biz su sunumda aslında neyi hedefliyoruz?
• Sunum sonrasında dinleyicinin aklında kalması gereken püf noktalar neler?

gibi soruları kafamızda cevaplamalıyız ve bu cevaplara dayanarak bir sunum hazırlamalıyız.

Amacımızı belirledikten sonra amacımıza uygun içeriği hazırlamamız gerekiyor. İçeriği hazırlama kısmında durmayacağım. Çünkü bu aşama benim aktarabileceğim bir mesele değil. Sunumu yapacak kişi; dinleyiciler arasındaki hedef kitlenin teknik bilgi seviyesini az çok tahmin edebilir. Bu tahminler doğrultusunda uygun derecede teknik detaya girerek bir içerik hazırlayacaktır. Asıl mesele; sunumu yapacak kişinin hazırladığı bu içeriği doğru teknikler kullanarak sunuma çevirmesidir.

Bir sunumu doğru teknikler ile etkili bir sunuma çevirmek için belli başlı bazı başlıklarımız vardır ve yazının bundan sonraki bölümünde bu başlıklar üzerinden gideceğiz.

1. Giriş, Gelişme ve Sonuç
2. Materyal veya Araç Kullanımı
3. Konum ve Hareket
4. İşlevsel Etkileşim
5. Ego ve Plaza Ağzı’ndan Uzak Durma
6. 666 Kuralı
7. Orantı ve Görsel Hiyerarşi
8. Kontrast
9. Feedback

Giriş, Gelişme ve Sonuç

– Giriş

Sunuma başlarken; yani sunumun ilk sayfalarında dinleyici etkileyecek bir giriş yapılmalıdır. Eğitimde “güdüleme” ve “haberdar etme” kavramları vardır. Yani bu sunum; sunumu dinleyecek dinleyiciye ne katacak? Ne işine yarayacak? Yada bir öğrenci atasözü ile “bu gerçek hayatta nerde bizim karşımıza çıkacak ya” sorularına cevap verir nitelikte bir giriş yapılmalıdır. Dinleyiciye güdülemeyi dayadıktan sonra dinleyici anlatılacakların kendi için bir şeyler ifade edecek öneme sahip olduğuna kanaat getirip sunumu daha canlı bir şekilde dinleyecektir.

– Gelişme

Gelişme bölümü aslında tüm olayların cereyan ettiği bölümdür. Sunumun tüm can alıcı noktaları, tüm teknik detayları bu bölümde anlatılmalıdır. Zaten giriş bölümü doğru şekilde yapıldıysa ve dinleyici sunumu anlayacak teknik düzeye sahip ise bu bölüm çok rahat geçecektir.

– Sonuç

Sonuç bölümü ise gelişme bölümünü özetler nitelikte olmalıdır. Gelişme bölümünde anlatılanların hızlıca ve kabaca üzerinden geçilmeli ve püf noktalar özellikle belirtilmelidir. Zira sonuç bölümünde tekrarlananlar dinleyicinin aklında daha belirgin şekilde yer kaplayacaktır.

Materyal ve Araç Kullanımı

Sunumlarda fiziksel materyal kullanımı oldukça önemlidir. Bizim sektörde yapılan sunumların en büyük eksiklerinden biri de bu başlıktır. Ben bugüne kadar hiç meclisteki bakanlar gibi elinde bir dosya veya farklı bir materyal ile sahneye çıkıp sunum yapan birini görmedim. Materyallerin dışında güncel araçların kullanımı da bir o kadar önemlidir. Sene olmuş 2015 (25 gün sonra olacak 2016) hala bilgisayarının başından ayrılmadan sunum yapanlar var. “Sunum Kumandası” diye bir alet var; o arkadaşlara duyurulur. “Neden sunum kumandası kullanayım ki?” sorusunun cevabıda bir sonraki bölümün ta kendisidir.

Konum ve Hareket

Dinleyici için sunum yapan kişinin sahnedeki konumu ve beden dili çok önemlidir. Sunumu yapan kişi kesinlike tüm sunumu sunum perdesinin yanındaki bilgisayarın başında geçirmemelidir. Eline sunum kumandasını almalı, dinleyicilere yakın bir konumda sahneye hakim olmalıdır. Dolaşarak sahnenin tamamını kullanması hem sunumdan kopmak üzere olan dinleyicilere “uyarıcı” olarak iletilecektir hemde bir özgüven belirtisi olacaktır.

Bu bölüm aslında üzerine kitaplar yazılacak kadar uzun bir bölüm. Ben kısa geçmek zorundayım ancak bu bölüm için beden dili kitapları okuyarak kendinizi geliştirebilirsiniz.

İşlevsel Etkileşim

Bu bölüm sunum yapan kişinin dinleyici ile olan etkileşimini canlı ve sağlıklı tutması için bilmesi gereken bölümdür. Bu bölümü kısacası aşağıdakiler gibi maddeleyebiliriz.

Ruh Hali: Dinleyicinin sunum yapandan etkilenme oranı; sunum yapan kişinin tuh halininin pozitifliği ile doğru orantılıdır. Anlatılan konu ne kadar iyi olursa olsun; anlatan kişi sahnedece tabiri caizse “canlı cenaze”, “mahkeme duvarı” vs gibi duruyor ise dinleyici hiçbir faydası olmayacaktır.

Göz Teması: Dinleyicilerin olabildiği kadar çoğu ile sunum boyunca 2-3 defa 10-15 saniyelik sürelerde gözgöze gelmek dinleyiciye sunum yapan tarafından önemseniyormuş hissiyatı verir. Bu hissiyatı alan dinleyici duygusallığından ötürü sunum yapan kişiye sempati duyar. Bunun en büyük katkısı soru-cevap bölümünde olacaktır. O sempati ve sıcaklığı yakalayan dinleyici; sunumun soru-cevap bölümünde ortamda kendini yabancı olarak görmeyip çekinmeden sorusunu sorabilecektir.

666 Kuralı

666 kuralını fazla evirip çevirmeye gerek yok. Aşağıdaki 3 maddenin ortak sayısı 6 diye 666 kuralı demişler.

• Her sayfada ortalama 6 satır olmalı.
• Her satırda ortalama 6 kelime olmalı.
• Her 6 sayfada bir görsel/grafik bulunmalı.

Sanırım daha fazla detaya girmeye gerek yok; her madde kendini açıklıyor.

Orantı ve Görsel Hiyerarşi

Görsel hiyerarşi; tasarımın 5 temel ilkesinde yer almaktadır. Dolayısı ile sunum hazırlarken bu ilkeye dikkat etmek farzdır. Bir sayfa farklı grafikler, görseller veya şekillerden oluşuyor ise görsel hiyerarşileri muhakkak uyumlu olmalıdır. Nesneler simetrik olmalıdır. Bunun için sayfa yatayda ve dikeyde 3 e bölünmeli ve toplamda oluşan 9 bölüme göre yerleştirilmelidir.

Aşağıdaki görsel bu bölümü açıklıyor sanırım.

 

Kontrast

Sunum boyunca kullanılan renkler muhakkak ana bi renk üzerinden oluşturulmuş bir palet üzerinden kullanılmalıdır. Sunumunuzu yansıtacak ana rengi belirledikten sonra Paletton, Adobe Color gibi araçlar üzerinden ana renginize uygun renk kombinasyonlarını seçip, seçtiğiniz renkleri kullanabilirsiniz.

Feedback

Sunum bittikten sonra dinleyicilerin sunumdan beklentisi ve kazanımları hakkında kısa bir feedback testi yapılabilir. Bu şekilde dinleyicilerin gözünden yapılan eksikler ve hatalar tespit edilebilir.